No hay forma de suavizar la situación. Estamos en medio de una interrupción de trabajo sin precedentes. En el lapso de la última semana, la economía occidental se ha detenido por completo. Las escuelas están cerradas. Los restaurantes y bares están cerrados.. Y los demás negocios no están muy lejos.

Nunca nos hemos enfrentado a algo como el coronavirus y su impacto potencialmente devastador en millones de personas. Solo hay que mirar a China o Italia para ver qué tan malo puede llegar a ser, por lo que las empresas de todo el mundo se están preparando para lo mucho que nos depara: semanas o potencialmente meses de trabajo remoto.

Para las empresas que no tienen un plan de trabajo remoto, o que nunca han imaginado el alcance de lo que estamos tratando actualmente, hemos recopilado una serie de recursos para ayudar. A continuación se presentan algunos de los recursos, herramientas y conocimientos más efectivos que hemos encontrado en la última semana.

Checklist de Planificación de Continuidad del Negocio

Aprovechando valiosos recursos de gobiernos mundiales, hemos preparado un checklist de lo que su empresa puede estar haciendo para prepararse durante el brote del COVID-19.

En el documento, encontrará ejemplos de problemas comerciales que podrá tener que atender, cómo medir y administrar la continuidad en su negocio y qué debe hacer para abordar los riesgos específicos de COVID-19.

Descargue su Guía de Planificación de Continuidad del Negocio Aquí

Los Fundamentos del Trabajo Remoto

Para que el trabajo remoto sea una alternativa viable a la oficina, es importante contar con una base que lo respalde. Necesitará tanto sistemas de registro para reunir y organizar el trabajo, como sistemas de compromiso para mantener a su personal comunicándose activamente entre sí. 

Registrar el Trabajo de Manera Efectiva

Para registrar con precisión el trabajo y garantizar que usted y su equipo estén siempre en la misma página, necesitará:

  • Aplicaciones de productividad que mantienen a las personas enfocadas y comprometidas. No todo el mundo está hecho para trabajar en casa. Es difícil mantenerse concentrado cuando hay un televisor y un sofá a pocos metros de distancia, los niños corren por las escaleras y, a menudo, no hay un lugar cómodo para trabajar. Con el horario regular interrumpido y las distracciones constantes, es importante ayudar a los empleados a implementar sistemas de productividad que los mantengan encaminados. Aplicaciones como Todoist o Wunderlist pueden hacer una gran diferencia para aquellos que normalmente no tienen una aplicación de lista de tareas pendientes.
  • CMS ¿Está capturando activamente todos los datos de clientes en una base de datos central? Si usa hojas de cálculo o papel, el trabajo remoto será mucho más difícil. Ahora es el momento de trabajar a través de los crecientes problemas de hacer que todos contribuyan igualmente a una base de datos compartida.
  • Aplicaciones móviles: al elegir un software, asegúrese de que sea completamente móvil y que sea compatible con dispositivos iOS y Android.

Al mismo tiempo, también necesita sistemas que comprometan para ayudar a las personas a mantenerse enfocadas, sentirse parte de un equipo y mantener organizados sus esfuerzos.

  • Email. Aliente a su personal a comunicarse constantemente entre sí, proporcionando actualizaciones clave para promoverla. Trabajar en voz alta puede mantener a todos informados. Cuando no hay trabajo en persona, no hay tal cosa como demasiada comunicación.
  • Conferencias y Team Chat. Las reuniones pueden continuar con softwares de videoconferencias. Dependiendo de la capacidad de los empleados para encontrar un espacio tranquilo, hacer lo posible para poder mantenerse en contacto durante la jornada laboral.
  • Diviertase. Es fácil enfocarse aún más al trabajo cuando usted está en casa todo el día. El trabajo es trabajo y la gente solo quiere terminar con él para poder hacerse cargo de los problemas del hogar. Pero no descuide la importancia de las conversaciones en los ratos libres que se tendrían en el trabajo. Ya sea que pasen unos minutos antes de que una llamada comience a emitirse, o un hilo en Slack para hablar sobre lo que todos están viendo en Netflix, manténgase presente.

Herramientas Esenciales de Trabajo Remoto

Ya sea que haya incursionado en soluciones de trabajo remoto para sus empleados en el pasado o lo esté abordando por primera vez, hay docenas de herramientas que puede aprovechar casi de inmediato para mantener a las personas comprometidas. Desde 2005, el trabajo remoto ha crecido en casi un 200%, con más de 4 millones de trabajadores estadounidenses trabajando remotamente al menos parte del tiempo cada semana. Upwork recientemente realizó una encuesta en la que los gerentes esperaban que el 38% de su personal de tiempo completo trabajara de forma remota en la próxima década.

Ya superamos ese número en este momento, por lo que es bueno que las herramientas para respaldar tal movimiento se hayan vuelto omnipresentes, con fácil acceso en casi cualquier dispositivo que posea. Algunos de los más cruciales incluyen:

Videoconferencias

Pasará mucho tiempo antes de que esas salas de reuniones se vuelvan a usar. Entonces, es hora de volverse virtual. Hay docenas de herramientas, muchas de las cuales ofrecen opciones gratuitas o de bajo costo para pequeñas empresas. Algunos de los más destacados incluyen:

Zoom

Zoom es una de las soluciones de reuniones virtuales más exitosas y accesibles en el mercado en este momento. Los enlaces de reuniones personales son gratuitos y pueden admitir hasta 100 participantes durante un máximo de 40 minutos. Las opciones de equipo pequeño cuestan $15 USD/mes por anfitrión e incluye docenas de funciones más, así como herramientas de grabación y programación.

Microsoft Teams

Microsoft Teams es una herramienta en Office 365 Business y escala en funciones según el plan que tenga. La funcionalidad de reunión y llamada está disponible en el nivel E3, pero puede obtener funciones básicas de chat y colaboración de forma gratuita con el producto Teams a la carta.

Google Hangouts

Google Hangouts es un servicio gratuito que se puede integrar automáticamente con un Google Calendar. Si usa Google Apps for Business, esta función ya está desbloqueada. Envíe una invitación de calendario e incluirá un enlace a un Hangout con video y chat.

Skype

Skype es una de las herramientas de chat virtual más antiguas del mercado. También propiedad de Microsoft, Skype permite llamadas gratuitas y video chat a cualquier persona en el mundo. Está diseñado principalmente como un producto de uso personal, pero tiene un plan de negocios y es una buena solución gratuita para pequeñas empresas con recursos limitados.

Compartir Archivos

Si está acostumbrado a juntarse alrededor de un proyector en una sala de reuniones para recorrer un nuevo plan en la computadora portátil de alguien, las herramientas de reunión virtual pueden ser un recurso útil, pero también necesita una forma sencilla de compartir y colaborar en los archivos. Muchas de las empresas más pequeñas adoptan un enfoque ad hoc para la gestión de intercambio de archivos con usuarios individuales que poseen cuentas. Todos los siguientes ofrecen funciones organizativas para gestionar no solo el intercambio, sino también los niveles de acceso y las funciones de soporte a nivel administrativo.

Dropbox

Dropbox es un sistema de archivos compartido que le permite administrar virtualmente carpetas, sincronizar entre equipos y dejar comentarios en los archivos. Realiza seguimiento de los cambios para garantizar que no se pierda nada y ofrece una prueba gratuita para equipos pequeños que realizan el cambio al trabajo remoto.

Google Drive

La mayoría de los usuarios tienen una cuenta gratuita de Google Drive, pero puede organizar y administrar mejor el acceso con una cuenta de Google Apps for Business. Esto le permite bloquear el acceso a todos los usuarios fuera de su organización, controlar los niveles de acceso para tipos de archivos individuales e integrar Drive con otras aplicaciones de Google de manera más fluida.

Oficina 365

El producto Office de la nube de Microsoft se integra con las aplicaciones de escritorio que ya usa, lo que le permite compartir rápidamente archivos a la nube, a través de las herramientas de comunicación de Teams y más. Similar a Google Drive, permite la edición de archivos basada en la web para colaborar también en las actualizaciones.

Herramientas para trabajadores conectados

Las reuniones son importantes, pero si nunca ha trabajado de forma remota, no se dará cuenta de la frecuencia con la que se levanta y camina al escritorio de otra persona para hacer una pregunta o checar algo rápido. Las herramientas de trabajo conectadas llenan un vacío vital aquí, manteniendo a todo su personal conectado en todos los tipos de dispositivos.

Slack

Slack es la herramienta de comunicación de trabajadores de más alto perfil para trabajadores de oficina y programadores. Es la solución ideal para trabajadores de oficina que se encuentran en una nueva situación de trabajo remoto.

Smart Work Station 

Smart Work Station de Andonix ofrece una plataforma de trabajo diseñada para trabajadores de la línea operativa que no tienen direcciones de correo electrónico o escritorios. Establezca fácilmente la comunicación bidireccional entre los trabajadores de la línea operativa y el personal gerencial para compartir información en tiempo real, crear mini programas para guiar a los trabajadores paso a paso y capturar datos en tiempo real. Se integra completamente con los recursos de capacitación cruzada para garantizar que todos tengan acceso inmediato a toda la información necesaria para realizar su trabajo correctamente, y cuenta con un canal digital Andon para la automatización de la comunicación.